5 problemas comunes en Excel, y cómo resolverlos

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La suite ofimática de Microsoft, Office, es una de las preferidas de los usuarios alrededor de todo el mundo, tanto con personas aprovechándola al tenerla instalada en sus ordenadores, como con otras que utilizan estas herramientas online de los de Redmond. En cualquier caso es probable que, si sueles trabajar con hojas de cálculo quieras evitar obstáculos. Para ello, repasamos algunos problemas comunes en Excel, y cómo resolverlos rápido.

Lo primero que tienes que tener en cuenta es que la mayoría de los inconvenientes que puedes experimentar con las plataformas de Office, probablemente los haya experimentado alguien antes, así que siempre existe la posibilidad de hallar información al respecto en la web, aunque aquí vamos a intentar resolver ciertos fallos o errores frecuentes.

Principales problemas comunes que tiene Excel… y sus soluciones

Edición multiusuario

Es casi seguro que, si estás trabajando en un documento de Excel con alguien más, en algún momento uno de los involucrados se encuentre con un mensaje que le impide acceder al archivo, argumentando que hay otro usuario conectado. En esos casos, se termina perdiendo demasiado tiempo culpa de la edición multiusuario.

Lo interesante es que, más allá de las cuestiones relacionadas a la coautoría en documentos, es posible evitar estos contratiempos, los efectos relacionados con ese usuario único, siguiendo sólo estos pasos:

• Abre el archivo de Excel en cuestión
• Haz click en Compartir para abrir una nueva ventana
• Ingresa la información del usuario con el que vas a compartirlo

Una segunda alternativa, en tanto, tiene que ver con abrir varios libros de trabajo para que diferentes personas trabajen en cada uno de ellos, sin que eso signifique una mala organización grupal.

Limitaciones de Office online

Justamente hablando de ellos, podemos decir que Excel online nos permite tener varias características de edición de forma predeterminada, aunque le faltan otras tantas funciones que, de vez en cuando, podemos echar de menos.

Esto es exactamente lo que ocurre con los Libros compartidos, repletos de restricciones en la variante en la web. Para estos casos, y atendiendo al espíritu completamente distinto que tiene Office online, podría ser recomendable que la organización o empresa en cuestión adquiera e instale la suite ofimática íntegra, resolviendo el tema del todo.

Navegación de Excel

Los documentos de Excel son algo complicados de navegar, sobre todo teniendo en cuenta que las pestañas de hojas en la parte inferior de la pantalla, y no superior como estamos acostumbrados, pueden complicarnos un poco las cosas. Especialmente, claro, cuando tenemos que desplazarnos entre una gran cantidad de archivos diferentes.

¿Cómo quitarnos de encima esta navegación confusa y molesta?

• Haz click con el botón derecho en las flechas a la izquierda de los nombres de las hojas
• Cuando se abra el cuadro de diálogo, podrás ver las 20 primeras hojas, para moverte más fácil

Lamentablemente, eso sí, es imposible ordenar, agrupar, o buscar hojas en particular

Seguridad de Excel

Puedes agregar seguridad a los documentos de Excel, si lo deseas, aunque se trata de un procedimiento que está plagado de problemas. La protección original de esta suite ofimática se enfoca mucho más en proteger que los archivos no se pierdan y se guarden, que en proteger los contenidos que añadimos en ellos.

En todo caso, siempre queda la posibilidad de intentar bloquear algunas hojas o celdas, para evitar que los usuarios cambien estructuras y fórmulas. Pero los datos seguirán allí para alguien con conocimientos.

Velocidad de Excel

Excel no es la aplicación más rápida del mundo, y su lenguaje de programación, VBA, es lento en comparación con los lenguajes de programación más profesionales como C #. A eso debemos sumarle algunos casos de consumo excesivo de CPU, lo que dificulta aún más las cosas. Después de todo, es un motor de hojas de cálculo.

Si tu interés específico con un programa como éste pasa por la administración de las listas de datos, entonces tenemos que aconsejarte que busques otras aplicaciones que se adaptan mejor a tales tareas. Eso no significa que Excel no sirva sino, simplemente, que fue concebida con otra naturaleza, la misma que le limita en algunos sentidos.

¿Qué otros problemas comunes en Excel sufres a diario y cómo los resuelves?