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- En muchos de los trabajos de oficina a los que podemos aspirar, el tener conocimientos en torno a la suite ofimática Office de Microsoft es uno de los aspectos que resultan decisivos a la hora de la elección
- Saber cómo realizar la validación de datos en Excel, además de aplicar filtros y agrupación cuando resulte necesario hacerlo, son algunas de las cuestiones que deberías tener en cuenta para ser un gran candidato
Office es una herramienta imprescindible en la mayoría de los ámbitos laborales y educativos, ya sea que te desempeñes dentro de una gran multinacional o tengas que resolver algunas cuestiones por tu cuenta. En cualquier caso, conviene que estés formado acerca de su potencial y características. Por eso, si buscas ser un maestro de Office, presta atención a este artículo en el que analizamos validación de datos en Excel, filtros y agrupación.
Como notarás a lo largo de las siguientes líneas, estamos hablando de una serie de procedimientos que te facilitarán mucho las cosas en el día a día, y cuando los tengas dominados, tu relación con Excel de Microsoft estará mucho más cerca de la perfección. Después de todo, éstos son los detalles que marcan las diferencias con los demás.
Realizar la Validación de datos en Excel, los filtros y la agrupación
Validación de datos en Excel
La validación de datos en Excel es extremadamente importante, en el sentido de que nos ayuda a evitar errores que pueden evitarse. Por ejemplo, si tienes alumnos a cargo a los que has evaluado, con notas de entre 0 y 10 puntos, puedes validar o chequear que todos los elementos de las celdas correspondan a valores entre esos números.
- Selecciona las celdas para las cuales regirá la regla
- Ve inmediatamente a Datos, Validación de datos
- En la pestaña de Configuración, ve a Permitir
- Allí, selecciona una opción como números enteros, decimales, lista, fecha, hora, etc.
A partir de ese instante, cuando el usuario intente escribir un valor que no sea válido de acuerdo a las normativas que nosotros mismos hemos previsto, aparecerá una Alerta de error con un mensaje que se puede personalizar.
Filtros
Los filtros de datos nos permiten obtener datos que coinciden con determinados criterios, de modo que ahorraremos una enorme cantidad de tiempo en comparación con tener que buscarlos manualmente.
- Haz click en Datos en la cinta
- Una vez allí, ve a Ordenar y filtrar
- Haz click en el filtro de nombre y escribe un texto acorde a tus necesidades de búsqueda
- Si escribes «José», el sistema filtrará todos los contenidos para que sólo veas los de esos alumnos
Agrupar y desagrupar
Los grupos nos ayudan a ver fácilmente, u ocultar, determinados detalles innecesarios de las columnas y filas. Además de eso, tenemos la posibilidad de utilizarlos para analizar datos pertenecientes a categorías en común. Pero lo mejor de todo es, de hecho, es la versatilidad con la que contamos en estos casos, a saberse:
Agrupar datos
- En la tabla, haz click con el botón derecho en un valor, y pulsa en Agrupar
- En el nuevo cuadro de Agrupar, selecciona las casillas Desde y Hasta, y edita los valores
- En Por, selecciona un período de tiempo determinado, incluyendo un intervalo numérico para cada grupo
- Selecciona Aceptar para almacenar todos los cambios introducidos
Agrupar elementos seleccionados
- Mantén presionada la tecla Ctrl y selecciona dos o más valores
- Haz click con el botón derecho y selecciona Agrupar
Asignar un nombre a un grupo
- Selecciona un grupo
- Ve a Analizar y luego Configuración de campo
- Establece el nombre que consideres más adecuado para el grupo
Desagrupar datos agrupados
- Haz click con el botón derecho en cualquier elemento del grupo
- Selecciona Desagrupar para romper ese grupo