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- Las fórmulas de Excel, más que nada en combinación con las funciones, pueden hacernos más sencilla la interacción con estas hojas de cálculo. Conocer algunas de las fórmulas básicas es, por ende, inevitable.
- Además de eso, puede ser interesante estar al corriente de algunos errores frecuentes al usar estas fórmulas
Dominar realmente las suites ofimáticas es imposible si no nos familiarizamos con algunos conceptos específicos, muy particulares en estos entornos, y gracias a los cuales vamos a poder ahorrar una enorme cantidad de tiempo… o perderlo. Por eso, si en esta ocasión quieres convertirte en un maestro de Office, repasamos cuáles son los principales primeros pasos con las famosas fórmulas en Microsoft Excel.
En el caso de las hojas de cálculo de Microsoft, las que creamos y editamos a través de Excel, debemos ser conscientes de que algunas obligaciones requieren de operaciones matemáticas constantes, como así también de trabajar con grandes volúmenes de datos. Por lo tanto, es conveniente aprender a aprovechar sus características.
La importancia de las fórmulas
Si en nuestra introducción a Microsoft Excel y sus hojas de cálculo ya hemos explicado que la unidad básica en estos documentos es la celda, que cada una de ellas es única y está delimitada por una combinación de números y letras, correspondientes a sus ejes verticales y horizontales, la velocidad para rellenarlas será fundamental.
Las fórmulas en Excel, que normalmente están combinadas con funciones, de las que hablaremos más adelante, representa la posibilidad de obtener celdas que contengan más de una función para alcanzar el objetivo.
Antes de analizar algunas de las fórmulas básicas de Excel que deberías tener en mente al iniciarte en este mundo, habrá que copiar los dato que te servirán para las operaciones matemáticas y, si es posible, organizarlos en columnas. Cada operación matemática siguiente requerirá de una celda propia.
Otro detalle es que cada versión de Excel reconocerá las fórmulas en la medida en la que éstas sean indicadas por medio del siglo igual o «=». Todo lo que no lleve el = antes, será considerado textual, o simplemente numérico.
Fórmulas básicas de Excel
Suma
Es el ABC de Excel, ya que con ella podemos sumar los valores de celdas, grupos de celdas, filas o columnas enteras, de acuerdo a nuestras necesidades. También admite celdas separadas y hasta intervalos.
Resta
Si la suma nos permite sumar contenidos, la resta está para que podamos restar el valor de una celda a otra, o bien grupos de celdas a otros grupos, etc. Normalmente, al valor mayor se le restará el valor menor.
Multiplicación
Es la fórmula usada para multiplicar los valores de dos o más celdas. Para ello, marcamos las celdas cuyos valores queremos utilizar, y entre ellas a modo de símbolo de multiplicación, incorporaremos un asterisco, o «*».
División
Inversamente al caso anterior, aquí lo que hacemos es dividir una celda por otra, con el símbolo de división de toda la vida, o «/» entre ambos contenidos, para indicarle a Excel cuál es nuestra intención.
Si aún tienes dudas, puedes revisar detalles sobre cómo sumar, restar, multiplicar y dividir en Excel.
Errores a evitar con las Fórmulas en Excel
Aunque probablemente ya sabes algunos de los problemas comunes en Excel, y cómo resolverlos, en este caso queríamos enfocarnos en aquellos errores o fallas relacionados específicamente con las Fórmulas.
- Reglas de corchetes: debes recordar que las operaciones matemáticas que están entre corchetes se resolverán primero que las que permanezcan fuera de ellos, así que tenlo en cuenta para no alterar resultados. En una fórmula como «(A2 * D2) / 2.», primero se producirá la multiplicación entre A2 y D2, y luego el resultado se dividirá por 2.
- Validación de datos: las fórmulas en estas hojas de cálculo suelen funcionar con datos numéricos, por lo que bien puedes aprovechar la validación de datos que trae Excel para ver que los contenidos de celdas sean correctos.
- F2 para resaltar: pulsando la tecla F2 del teclado, puedes resaltar todas las direcciones de celdas que hayas usado en las fórmulas, y eso es útil para asegurarte de que sean las direcciones de celdas originalmente deseadas.
Si quieres ser aún más experto, puedes descargar el Tutorial de fórmula de Microsoft.