Cómo administrar reglas de formato condicional en Excel

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Si usa formato condicional en Excel, es muy posible que sepas que se pueden aplicar varias reglas a la vez, debido a esto es fundamenta saber cómo administrar las reglas. De esta manera podemos mantener todo en orden, organizado y aplicarlas según sea necesario.

No podemos negar que Microsoft Excel es un programa fundamental para muchos de nosotros. En nuestro caso, incluso te hemos dejado una enorme cantidad de guías sobre esta útil aplicación como: nombrar una tabla, lo que ayuda a la organización; superponer gráficos, lo que mejora notablemente una presentación o realizar un gráfico circular, que en ciertas ocasiones queda mucho mejor presentado.

En esta ocasión vamos a ver cómo administrar las reglas de formato condicional, de esta manera podemos organizar mejor nuestras reglas, aplicarlas cuando sea necesario y mantener una armonía en nuestros archivos.

Administrador de reglas en Excel

Antes de abrir el administrador de reglas, debemos seleccionar una hoja en particular para trabajar. Ahora vamos a ir a la pestaña “Inicio” y daremos clic en “Formato condicional” y vamos a elegir “Administrar reglas”.

Aparecerá una nueva ventana “Administrador de reglas de formato condicional”, usaremos el cuadro desplegable en la parte superior para elegir la hoja de cálculo o para usar la selección actual de celdas y ver las reglas.

Esto nos da la posibilidad de saltar entre las reglas que configuramos para diferentes hojas de cálculo en nuestro libro de trabajo.

Administrar reglas de formato condicional

En la parte superior del Administrador de reglas, encontraremos diferentes acciones que podemos llevar a cabo. Luego de realizar una acción, daremos clic en “Aplicar” y “Aceptar” en la parte inferior.

Crear una nueva regla

Haremos clic en “Nueva regla” para poder configurar otra en la hoja actual o para las celdas seleccionadas. Si todavía no seleccionamos ninguna celda, solo tendremos que agregarlas en la columna “Se aplica a” para esa regla.

Editar una regla

Si damos clic en “Editar regla” podremos cambiar el tipo y la descripción de la misma. Este cuadro se parece demasiado a la ventana “Nueva regla”. Aquí vamos a poder realizar cambios en la regla o en el formato.

Eliminar una regla

En caso de que deseemos eliminar una regla completamente, daremos clic en “Eliminar regla”. Solo deberemos tener en cuenta que no se nos pedirá confirmación, se eliminará inmediatamente. Así que tendremos que tener precaución al usar esta opción.

Duplicar una regla

Una manera bastante sencilla de configurar una regla de formato condicional similar, es duplicar una que ya tenemos. Quizás creamos una regla basada en la fecha para que todas las fechas de la semana pasada se resalten en verde. Pero resulta que también deseamos una regla para que las fechas de esta semana se resalten en amarillo. Para esto podemos duplicar la primera regla, después dar clic en “Editar regla” y realizar los ajustes pertinentes.

Reorganizar las reglas

Las reglas enumeradas en la herramienta están en el orden que se aplican. Esto quiere decir que, si tiene más de una regla para el mismo conjunto de celdas, se aplicaran en el orden que se muestran. Por suerte, existe la posibilidad de reorganizar este orden.

Simplemente, seleccionamos una regla que deseamos mover hacia arriba o hacia abajo y usamos la regla correspondiente para esto.

Además de reorganizar las reglas, también es posible que en algún momento deseemos evitar que se apliquen. En este caso deberíamos marcar la casilla de la derecha para la regla “Detener si es cierto”. Luego, si se aplica la regla y se aplica el formato condicional, no se aplicarán más reglas.