Para gestionar los documentos electrónicamente puede elaborar una firma digital gratis. No se parece a la firma en su pasaporte, ya que no es un símbolo gráfico. Este tipo de innovación es más frecuente en la comunicación con la administración pública. Las casillas de los documentos se rellenan en el ordenador. A continuación, los archivos se envían por correo electrónico. Pero hay que tener en cuenta que a la hora de elegir un programa, hay que evitar las vulnerabilidades de privacidad y seguridad.
Puede leer las recomendaciones al respecto en el sitio web createmysignature.com. Toda la información que encontrará allí es muy detallada. Los residentes de la Unión Europea pueden utilizar el programa Pandadoc. En este caso, se reduce el número de pasos que preceden a un acuerdo. El programa tiene 5 particularidades:
- Propuestas. Puede utilizar plantillas con parámetros predefinidos (en cuanto a temas y estilos).
- Automatización de las ventas. Para empezar, se crean ofertas digitales mediante catálogos. Para ellos las tablas de precios dinámicas con selección directa de productos por parte de los clientes son idóneas.
- Configuración de los documentos. En este caso, los contratos de venta se crean en cuestión de minutos. El editor incorporado resulta muy cómodo.
- Personalización. Los usuarios encuentran el documento deseado en un par de clics. A continuación, pueden añadir reseñas o vídeos, utilizando una biblioteca de contenidos.
- Negociaciones. Las empresas y los abogados internos de diferentes despachos pueden colaborar de forma segura mediante contratos. Todas las versiones de documentos son más fáciles de supervisar utilizando la función de comentario y sugerencia.
Si piensa crear una firma digital el programa garantiza a sus clientes un servicio impecable. Se le ofrece la posibilidad de firmar contratos en cualquier dispositivo (ordenador o teléfono móvil).
Las ventajas para los que desean crear una firma digital
Los datos que se utilizan en una firma digital online tienen que identificar a la persona que firma el contrato. Otra ventaja es que se mantiene la integridad del archivo. Además, se garantiza la autenticidad de la firma del titular. Se ahorra tiempo. Los usuarios que instalan programas especiales no tienen que hacer desplazamientos ni esperar largas colas. Se evitan otro tipo de inconvenientes cuando se realizan trámites administrativos.
No es necesario buscar un lugar para almacenar físicamente los documentos (o utilizar un armario grande). Además, no se desperdicia papel. Las declaraciones de la renta, la información sobre el empleo y las firmas de las facturas se presentan electrónicamente.
Consejos para crear una firma digital online
¿Cómo hacer una firma digital? Hay dos tipos: ampliada y reconocida. En el primer caso, es posible identificar a la persona que firma el documento. Los cambios en los datos (si se producen) son inmediatamente perceptibles. El firmante es responsable de controlar el cumplimiento de las condiciones establecidas en el texto.
En el segundo caso, se utiliza un certificado. El autógrafo se genera mediante un dispositivo especial. Esta opción puede utilizarse en todos los documentos en lugar de la firma, que normalmente se aplica de forma manual. Se valida con un certificado electrónico válido. Las claves criptográficas también están contenidas en el DNI. En España, el certificado suele ser expedido por la FNMT.
En primer lugar, tiene que presentar una solicitud. Puede rellenar el formulario online sin tener que ir a las oficinas. Sólo tiene que acudir físicamente a una de las oficinas para confirmar su identidad. A continuación, se emite el certificado propiamente dicho. Puede proporcionarse de varias formas. Por ejemplo, en forma de programa, tarjeta o versión electrónica. El documento se carga en segundos a un ordenador.