¿Cómo mejorar la eficiencia del departamento de ventas?

• Los departamentos de venta son un área central de las organizaciones y empresas modernas
• Depende de su buen funcionamiento corregir a tiempo los problemas en este proceso
• ¿Cuáles son los modos de optimizar sus elementos y mejorar resultados?

Cómo mejorar la eficiencia del departamento de ventas es una de las preguntas básicas que cualquier empresa debe hacerse hoy en día. Después de todo, existe un índice que nos advierte acerca de que no vamos en ese camino correcto y suele ser el indicador de ganancias de la compañía. Es el departamento de ventas el que debería empezar a hacerse ciertas preguntas, sin buscar responsables fuera de la organización, sino evaluando aquello que puede mejorar. Uno de los grandes culpables tiende a ser el precio de los productos/servicios en el mercado.

El problema es que más allá de esto, hay otras causas frecuentes de la ineficiencia de un departamento de ventas. Por ejemplo, que los integrantes del mismo no están suficientemente calificados, que la atención a las demandas hechas por los clientes es demasiado lenta, que está agotados por estar sobreexplotados, que su atención será deficiente en la mayoría de los casos, que no se trabaja en los rechazos del público, y más cosas a considerar.

Dicho esto, veamos cuáles son las formas en las que se puede mejorar la eficiencia del departamento de ventas.

Trucos simples para un departamento de ventas más eficiente

Elección de empleados en varias etapas

Los gerentes de ventas son elegidos tras pasar una serie de etapas muy específicas, que deberán superar siempre. Se empieza con una entrevista con el Departamento de Recursos Humanos, le sigue otra con quien será su futuro gerente y finalmente, se acuerda una semana de prueba paga, priorizando ciertas características concretas.

En cuanto al salario a percibir por un especialista en ventas, lo ideal es que varíe de acuerdo a los negocios cerrados. Esto se estima en relación a la expectativa de ventas, así que antes debe hacerse una revisión de los objetivos.

Es fundamental que el aspirante esté dispuesto a trabajar fuerte con una motivación extra por el posible dinero extra. En la etapa posterior, el gerente del candidato inquiere acerca de cuáles son sus deseos financieros, averigua qué cosas del puesto le interesan o estaría dispuesto a aprender en el futuro, y qué metas se plantea a largo plazo.

El método mas eficaz para evaluar las capacidades de cada candidato luego de la finalización del período de capacitación es a través del juego de roles. Así, es de esperarse que un futuro gerente de ventas logre vender el producto incluso a un cliente problemático. El novato debe procesar las objeciones y a pesar de todo, hacer el trato.

Procesamiento de las solicitudes

Los requerimientos de los clientes deben procesarse rápidamente, para considerarse un servicio de calidad. Esto aumentará la lealtad de los potenciales clientes. Si un cliente se ve obligado a llamar nuevamente en varias oportunidades, seguramente será un potencial cliente perdido. Por el contrario, una respuesta le sorprenderá.

Lo óptimo sería que los gerentes devuelvan la llamada de un cliente en la siguiente media hora a ser contactados. Pasada la primera hora del contacto, se calcula que la tasa de conversión se reduce aproximadamente a la mitad.

Por supuesto, hay complicaciones como las grandes cantidades de clientes potenciales, pero puede recurrirse entonces a tecnologías que ayuden a filtrarlos según la urgencia de su contacto, para conformar a todos.

Automatización de las transferencias de aplicaciones

Una posibilidad también cierta es destinar un administrador a la tarea de procesar manualmente las solicitudes. Esta función requiere de una persona especial, pero debes considerar la carga de trabajo adicional que significa. También debe tenerse en cuenta que perder el contacto humano es algo que puede penalizar a las firmas.

Asimismo, máxima velocidad no es sinónimo de máxima productividad. Un trabajo hecho demasiado velozmente puede resultar en una baja de calidad en el procesamiento de las solicitudes, lo que pondría en riesgo otra vez esa fundamental tasa de conversión, que es el fin último que se persigue en el proceso de solicitudes.

Algunas compañías han decidido adoptar aplicaciones como herramientas de automatización de transferencias, sistemas de CRM para intervenir la administración de las relaciones con los clientes, así que no lo descartes.

Organizar las interacciones entre el Departamento de Ventas y los demás

Por definición, los integrantes de Ventas se ocupan de interactuar directamente con clientes, efectivos y potenciales. De esa forma descubren cuáles son los miedos y valores de los clientes, así como qué aspectos son trascendentes cuando tienen que optar por cerrar o no una compra. Hay que analizar constantemente esos datos esenciales.

Probablemente tendrás que hacerte la idea de llevar a cabo reuniones como mínimo semanales con los expertos relacionados con las ventas, intentando aprender de ellos por más inútiles que parezcan los encuentros. Muchas veces, un comentario al pasar puede provocar cambios rotundos en la forma en la que se vende.

De hecho, bajo ningún punto de vista puede descuidarse la relación intrínseca que hay entre departamentos internos, sobre todo entre Ventas y Marketing, ya que ambos tienen como razón de ser el vender y aumentar las ganancias.

¿Qué otros métodos te parecen relevantes para mejorar la eficiencia del departamento de ventas?