Si tienes una empresa y eres consciente de que ha llegado el momento de optimizar algunos de sus procesos internos, entonces probablemente te hayas interesado en incorporar algún sistema de gestión de los pedidos. Recientemente, estos softwares se han vuelto más indispensables que nunca en los entornos corporativos. Deberíamos preguntarnos por las principales ventajas de implementar un sistema de gestión de pedidos, considerando que, si no adoptas uno, podrías estar quedándote atrás respecto a tu competencia.
¿Por qué es importante saber sobre ellos y cómo elegir el mejor sistema de gestión de pedidos? Básicamente, porque estos sistemas son clave para deshacerte de los problemas de flujos de trabajo en las compañías, reduciendo asimismo el riesgo de error que existe en estos casos. Si vienes encargándote manualmente de ello, con programas como Microsoft Excel, un sistema de gestión de pedidos es ideal para lograr tus objetivos sin perder tanto tiempo.
Investigaciones de consultoras de reputación como McKinsey informan que las empresas que han implementado sistemas de gestión de pedidos han aumentado su productividad entre un 20% y un 30%. Los OMS, como se les llama, son por tanto imprescindibles para una cadena de suministro eficiente sostenible en el largo plazo.
Beneficios más interesantes de los sistemas de gestión de pedidos
Implementar un sistema de gestión de pedidos de compra en el comercio minorista te proporcionará varios beneficios.
Automatización
Estamos viviendo en la época de la automatización, ya que ésta es capaz de reducir los errores que cometemos frecuentemente los seres humanos. Al reducir los errores en la gestión de los pedidos los niveles de inventarios resultan más precisos. Se minimizan los excesos y faltantes de inventario. Esto se traduce en ahorro de dinero.
Agilización del flujo de trabajo
Los flujos de trabajos ágiles son una de las características que tienen las corporaciones más exitosas en el mercado. Un software de compras de inventario automatizará estas tareas desde la solicitud de la adquisición hasta crear finalmente los pedidos, conciliando las facturas y liberándote de tal labor para que realices otras relevantes.
Reducción de los costes
No es ningún secreto que deberías reducir los costes de almacenamiento y reabastecimientos de emergencia para cerrar tus balances con más ganancias de lo que imaginas. Si organizas tus pedidos antes de hacerlos mantendrás una mejor relación con tus proveedores, y obtendrás tratos preferenciales de su parte al ser un cliente serio y prolijo.
Visibilidad mejorada
Al acceder a seguimiento y reportes en tiempo real conseguirás una toma de decisiones informada y planificada. Simplificarás el proceso de mantenimiento de registros, y eso evitará que incumplas alguna normativa vigente.
Escalabilidad
Si tu negocio crece, el sistema de gestión de pedidos debe estar preparado para crecer junto con él. Disminuyendo notablemente la entrada manual de datos, y automatizando las tareas de la gestión e pedidos, serás más rentable.
La escalabilidad es, para nosotros, una de las 10 cosas a tener en cuenta para elegir un software empresarial.
¿Y cómo elegir el mejor sistema de gestión de pedidos?
Muchas veces, es más difícil escoger un software que convencerse de su conveniencia. A día de hoy, elegir el mejor sistema de gestión de pedidos puede ser complicado porque son diversas las plataformas que han desarrollado instrumentos orientados a los requerimientos de las compañías. Sin embargo, he aquí una guía para elegir.
Integración
Es posible que ya hayas instalado otros softwares en el pasado, por lo que tendrás que asegurarte de que el nuevo sistema de gestión de pedidos sea compatible y se pueda integrar a ellos. Por ejemplo, si tus softwares te brindan una comunicación directa con los proveedores, el gestor de pedidos debe poder integrarse a ellos naturalmente.
Multicanal
El software de gestión de pedidos de compra debe gestionar los pedidos a través de variados canales de ventas, como plataformas en línea y marketplaces. Así, todos los datos se consolidarán y podrás confiarte de los informes.
Escalabilidad
Perdón la insistencia, pero la escalabilidad de los sistemas de gestión de pedidos permitirá que el software elegido pueda adecuarse a la demanda de volúmenes de tu empresa. De lo contrario, el crecimiento del negocio podría comprometer seriamente la eficiencia del sistema de gestión de pedidos y hacer que la inversión se pierda.
Informes y estadísticas
Los OMS más avanzados han sido desarrollados para proporcionar insights predictivos anticipando las necesidades que tienen las empresas con respecto a sus inventarios. Así previenes la falta de existencias y sus consecuencias.
Personalización del entorno
Y por último, pero no por eso menos preponderante, la personalización de los entornos es esencial para crear módulos específicos dedicados a cada proceso. Entre ellos, la gestión de los productos, su reabastecimiento, etc. Subestimar la flexibilidad de los entornos, su personalización, es uno de los errores más graves que puedes cometer.