En la actualidad, es precisa una buena gestión del tiempo para mantener la productividad y el cumplimiento de las normativas laborales. Para las empresas, además del control de horarios, el uso de software de gestión del tiempo en el trabajo asegura tener un registro preciso que cumpla con las leyes vigentes. En España, desde marzo de 2019, el Real Decreto Ley 8/2019 estableció la obligatoriedad del registro de la jornada laboral, con el fin de garantizar el cumplimiento de los derechos laborales de los trabajadores. Este registro protege a las empresas frente a posibles sanciones y fomenta un entorno laboral más organizado y transparente.
Registro del horario laboral
Para ello, existen varias formas que permiten gestionar eficazmente el tiempo de trabajo. El obsoleto registro manual del horario laboral todavía es aceptado, y consiste que cada trabajador anote su horario de entrada y salida, junto con las pausas realizadas durante el día. Este registro debe ser firmado y aprobado por el trabajador y la empresa, y es obligatorio que los datos se conserven durante un mínimo de cuatro años. Para ello, otro trabajador de la empresa suele pasarlo a formato Excel.
La otra sistema de control horario es el fichaje electrónico, un método común en España para cumplir con la normativa de control de horarios, y sumamente más eficiente que el manual. Este sistema puede ser de huellas dactilares, facial, tarjetas de proximidad o aplicaciones móviles que permiten a los trabajadores fichar tanto al inicio como al final de su jornada laboral. Además de garantizar el registro correcto, este método facilita a las empresas el acceso a informes automáticos y facilita las auditorías si se utiliza un buen software de gestión del tiempo.
Software de gestión del tiempo
El uso de software especializado en la gestión del tiempo es, sin duda, una de las formas más eficientes para conseguir un control riguroso y automatizado del tiempo de trabajo en las empresas. Aunque existen muchos en el mercado, uno de los más conocidos y que hemos tenido la oportunidad de probar es Cegid Visualtime.
Este programa permite a las empresas gestionar el control horario de sus empleados, independientemente de su modalidad de trabajo: presencial, remoto o híbrido. Con Cegid Visualtime, es posible centralizar todas las tareas relacionadas con el registro de horas, ausencias y vacaciones en un único lugar, lo que reduce los errores humanos y facilita la toma de decisiones en tiempo real.
Una de sus características más preciadas, además cumplir con la normativa española, facilita la automatización de procesos como la aprobación de vacaciones, el control de ausencias y la generación de informes detallados y personalizables.
Al mismo tiempo, ofrece flexibilidad a los trabajadores, quienes pueden gestionar sus horarios, vacaciones y bajas desde cualquier dispositivo y en cualquier momento. La opción de geolocalización ofrece un control adicional para aquellos equipos que trabajan en remoto o bajo modalidades flexibles.
¿Qué otros beneficios obtiene la empresa?
- Al centralizar las gestiones en un solo software, las empresas pueden reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas.
- Los trabajadores tienen acceso a su propio historial de horas y ausencias, lo que fomenta la transparencia y aporta confianza.
- Permite la integración con convenios colectivos, distintos tipos de horarios y acuerdos concretos, perfecto para cualquier tipo de empresa.
- El software genera datos en tiempo real sobre la productividad, absentismo y costes relacionados con las tareas, proporcionando a la empresa una visión clara de su rendimiento global.