Microsoft Word: 10 características ocultas del sistema

Si usas Microsoft Word regularmente, probablemente utilices las mismas características una y otra vez. Es posible que estés bastante familiarizado con la combinación de correspondencia, las herramientas de dibujo o las opciones de formato de fuente. Pero el uso constante puede conducir a funciones desatendidas pero útiles. Quizás te olvidas de ellas o simplemente no te das cuenta de que existen.

Hemos traído algunas de estas características olvidadas u ocultas, como la vista de esquema, la edición sin distracciones y la escritura de ecuaciones a la vigencia nuevamente. Aquí tenemos 10 acciones que pueden ser útiles. Echa un vistazo y ve cuáles pueden servirte en tu día a día.

1. Ahorre tiempo con el investigador de Microsoft Word

Tal vez estás escribiendo un ensayo para la clase, un caso de estudio o un trabajo de investigación. Word tiene una maravillosa herramienta llamada Investigador que puede ahorrarle tiempo y esfuerzo.

Para acceder a la herramienta, haz clic en la pestaña Referencias y luego en Investigador en la sección de Investigación. Cuando se abre la barra lateral, inserta una palabra clave o frase en el cuadro de búsqueda. Con Bing, Word buscará en la web los resultados de búsqueda y los proporcionará en la barra lateral.

Para ver una opción simplemente haz clic en ella y léela en la barra lateral. Puedes oprimir en el signo «+» en la esquina superior para comenzar a construir tu documento. Luego, selecciona el texto del artículo y agrégalo a tu documento, o anexalo y cítalo.

Si tienes una bibliografía en tu documento, puedes actualizarla para incluir nuevas fuentes. Elige la fuente en tu archivo y en el cuadro desplegable, haz clic en Actualizar citas y bibliografía. También puedes crear una bibliografía en la pestaña «Referencias» haciendo clic en «Bibliografía».

La función Investigador de Microsoft Word está disponible en Word 2016 para los suscriptores de Office 365.

2. Usa el verificador de accesibilidad

Para hacer que tu documento sea accesible para personas con discapacidades, usa el Comprobador de accesibilidad. Esta práctica herramienta escaneará tu documento en busca de posibles problemas y ofrecerá ayuda para solucionarlos.

Los tipos de elementos que el inspector busca incluyen estilos de encabezado, caracteres en blanco repetidos y subtítulos ocultos para vídeos. Cuando estés listo para chequear tu documento, ve a la pestaña «Revisar» y haz clic en «Verificar accesibilidad» desde la cinta de opciones.

Se abrirá una barra lateral que muestra los errores, advertencias o sugerencias que se aplican. Puedes hacer clic en un elemento para ver dónde se encuentra en el documento y utilizar la información en la barra lateral para corregirlo.

Si creas documentos que distribuyen a otros, es importante que aquellos que usan herramientas debido a una discapacidad puedan utilizar su documento y puedan verificarlo con un simple clic.

Si deseas ver una lista completa de reglas, abre el «Comprobador de accesibilidad» y selecciona el enlace en la parte inferior para obtener más información sobre cómo hacer que los documentos estén accesibles. Luego puedes revisar las reglas y cómo solucionar problemas potenciales.

3. Incluye un vídeo en línea

Tal vez estés creando un documento para ayudarte con una sesión de capacitación, como tutorial o como referencia. Word tiene una función para insertar un vídeo en línea que podría ser el acompañamiento perfecto para tus palabras escritas.

Haz clic en la pestaña Insertar y debajo de «Medios» en tu cinta, Elige «Vídeo en línea». Luego tiene tres opciones para insertar un vídeo. Puedes buscar uno en Bing, en YouTube, o puedes pegar un código de inserción.

Con la función de búsqueda, cuando veas el vídeo que deseas, selecciónalo y haz clic en Insertar. Si pegas un código de inserción en el cuadro, el clip también aparecerá directamente. Puedes moverlo, cambiarle el tamaño o rotarlo. Por lo tanto, si un vídeo es exactamente lo que necesita tu documento, ten en cuenta la función «Vídeo en línea».

4. Compara o combina documentos

¿Alguna vez ha tenido que comparar dos versiones de documentos diferentes? O bien, ¿hubo un momento en que necesitaste combinar revisiones de documentos que recibiste de otros? Estas situaciones requieren la función Comparar y combinar de Word.

Para acceder a la función, ve a la pestaña Revisar y haz clic en «Comparar» desde la cinta. A continuación, selecciona «Comparar» para revisar dos versiones de documentos o «Combinar» para fusionar revisiones en un documento. Ambas opciones te proporcionarán una ventana emergente para buscar tus archivos.

Una vez que seleccionas esos documentos, puedes aplicar una etiqueta a tus cambios. Podrás hacer clic en el botón «+» para ajustar la configuración de comparación y exponer las opciones de cambios. Esta práctica función de  Microsoft Word es ideal cuando tienes más de un autor trabajando en un documento.

5. Insertar un gráfico inteligente

Microsoft Excel es una excelente aplicación para trabajar con gráficos y diagramas. Pero Word también puede darle excelentes imágenes a tu documento utilizando Smart Art .

Busca un lugar en tu documento, ve a la pestaña «Insertar», y dentro de Ilustraciones, haz clic en Arte inteligente. Luego verás una ventana emergente donde puedes elegir el tipo de gráfico que deseas. Microsoft Word proporciona muchas opciones como proceso, jerarquía, relación y diagramas piramidales.

Elige los tipos de gráfico para ver descripciones breves, lo que te permite escoger el correcto para ti. Haz clic en el botón Aceptar y tu gráfico se insertará en tu documento.

Al hacer doble clic en las áreas de texto, puedes agregar tus propias palabras. Además, podrás formatear tu tabla redimensionándola o rotándola, y para algunos gráficos, puedes organizar los elementos.

Si bien siempre puedes insertar un gráfico que hayas creado en otro lugar, como Excel, Word te ofrece esta opción para anexar un gráfico rápido y básico.

6. Escucharlo leer en voz alta

Pueden haber ocasiones en que sea útil escuchar el documento leído en voz alta. Podrás encontrar errores, lugares donde se necesita una nueva redacción o simplemente para obtener una perspectiva diferente. Leer en voz alta es una función simple de Microsoft Word que te permite hacer esto.

Ve al principio de tu documento, dirígete a la pestaña «Revisar» y haz clic en «Leer en voz alta». Luego escucharás que te leen tu documento. Aparecerá un pequeño controlador para que puedas ajustar la configuración, como la voz y la velocidad. También puedes pausar, avanzar o retroceder.

La función «Leer en voz alta» puede no ser una de esas que te cautiva a primera vista, pero te aseguramos que será bastante útil.

7. Mira las herramientas de aprendizaje

Microsoft agregó la función de Herramientas de aprendizaje con la intención de desarrollar y mejorar tus habilidades de lectura.

Haz clic en la pestaña «Ver» y luego en «Herramientas de aprendizaje» desde la cinta. Notarás que la función «Leer en voz alta» también está disponible aquí. Pero observarás algunas herramientas adicionales:

• El ancho de columna cambia el ancho de las líneas para ayudarte a concentrarte.
• El color de página proporciona una tonalidad normal, inverso o sepia a la página para facilitar la lectura.
• El espaciado de texto aumenta el espaciado entre líneas y palabras para un escaneo simple.
• Las sílabas ponen una marca entre cada palabra para ayudar con la pronunciación.

Cada una de estas herramientas tiene su propio propósito, así que échales un vistazo y prueba las que te sean más útiles. Recuerda, puedes usar estas herramientas junto con la función «Leer en voz alta».

8. Personaliza Microsoft Word con opciones avanzadas

Muchas personas usan Word con su configuración predeterminada y desconfían de cambiarlas. Pero con unos simples retoques a la forma en que Word maneja tus documentos, puedes ahorrar tiempo, reducir errores y recibir una experiencia personalizada.

Para acceder a estas configuraciones, haz clic en «Archivo y Opciones». En la ventana emergente, selecciona «Avanzado». Ten en cuenta que si realizas un cambio que no funciona, siempre puedes modificarlo. Aquí hay algunas cosas que puedes ajustar en la configuración avanzada que te ayudarán a trabajar mejor.

• Opciones de edición para realizar un seguimiento del formateo, marcar inconsistencias y mostrar sugerencias de Autocompletar.
• Cortar, copiar y pegar las opciones para pegar con el formato de origen, manteniendo las viñetas y los números al pegar, y mostrando el botón «Opciones de pegado» .
• Expone las opciones de contenido del documento para mostrar marcadores de posición de imágenes, límites de texto y marcas de recorte.
• Muestra las opciones de la cantidad de documentos recientes que se enseñarán. Optimizando el posicionamiento de los personajes para su legibilidad y actualizando el contenido mientras lo arrastras.
• Opciones de impresión para imprimir páginas al revés, imprimir etiquetas XML y doble cara.

También puedes revisar las configuraciones de tamaño de imagen y calidad, cuadros, guardar documentos y opciones de diseño. Varias de las configuraciones te permiten elegir un archivo específico para aplicar esos cambios o puedes hacerlo para todos los documentos nuevos. Después de hacer las modificaciones, haz clic en el botón «Aceptar» en la parte inferior.

9. Cinta de opciones y barra de herramientas

Tu cinta y la barra de herramientas de acceso rápido son dos de las piezas más importantes para pasar tu tiempo con Microsoft Word de manera efectiva. Con tantas funciones y opciones en la aplicación, es probable que no las necesites todas. Tampoco precisas el desorden de aquellos que nunca usarás. Entonces, ¿por qué no personalizar estas dos áreas para satisfacer tus necesidades?

Para personalizar tanto la cinta como la barra de herramientas de acceso rápido, ve a «Archivo» y luego a» Opciones». Selecciona la que deseas trabajar para comenzar.

Elige los elementos de la izquierda que quieres insertar y haz clic en Agregar. Escoge los artículos de la derecha que deseas eliminar y oprime en «Eliminar». Cuando termines, selecciona Aceptar .

Cada opción te permite restablecer todas las personalizaciones si es necesario. Esto es útil si deseas volver a la configuración predeterminada.

10. Personaliza la barra de estado

Otro punto que muchas personas no se dan cuenta de que pueden personalizar es la barra de estado. Esta es la barra en la parte inferior de tu ventana de Word. Puede ser una pequeña personalización, pero es muy útil.

Con Microsoft Word abierto, haz clic derecho en la barra inferior. Aparecerá un menú titulado «Personalizar barra de estado». Verás muchas opciones en la lista, algunas ya verificadas y otras no. Lo más probable es que veas que los números de página, el número de palabras, el zoom y los accesos directos que están marcados. Eliminar estos y agregar otros es tan simple como un clic.

Para activar o desactivar cualquiera de estos, simplemente selecciónalos. Verás el cambio automáticamente, por lo que si decides que no te gusta, simplemente haz clic de nuevo para volver a habilitarlo.

Tal vez prefieras ver el porcentaje de zoom y no el control deslizante del zoom. O quizá quieras observar cuándo está activado el bloqueo de mayúsculas. También puede ser que necesites hacer un seguimiento de tu columna y mucho más. Todo es cuestión de que acoples la barra a tus necesidades.