Microsoft Outlook: ¿Cuáles son sus mejores herramientas?

Microsoft Outlook es un cliente de correo electrónico rico en características. Pero ¿alguna vez has deseado una función que no tiene? Hay muchas herramientas de terceros disponibles. Tanto gratuitas como de pago, que agregan utilidad a Outlook o mejoran la acción existente.

Hoy cubriremos 3 herramientas para la aplicación de escritorio Microsoft Outlook para Windows que agregan algunas funcionalidades útiles o brindan acceso rápido a la configuración y características de Outlook.

1. Microsoft Outlook: OutlookTools

OutlookTools es un kit de herramientas gratuito para Outlook en Windows que proporciona acceso rápido y fácil a las configuraciones y carpetas de datos de Outlook. También puede acceder a algunas herramientas de Windows en OutlookTools, como el Editor del registro y el Visor de eventos.

La ventana incluye un menú a la izquierda donde puedes acceder a las diversas herramientas disponibles.

La pantalla General muestra información sobre su instalación de Outlook y algunos botones de acceso rápido que proporcionan entrada a las herramientas de Outlook y Windows.

Si tienes problemas con un archivo de datos PST o OST Outlook. Usa el botón Ejecutar ScanPst para escanear el archivo. El Ejecutar ScanOst es obsoleto en la actualidad, ya que no es compatible con Outlook. Pero la herramienta Run ScanPst también funcionará para los archivos OST.

Modo seguro

También puedes iniciar Microsoft Outlook en modo seguro directamente desde la pantalla General. Esta es útil si tienes problemas con el correo.

La pantalla Trayectorias de carpetas proporciona acceso rápido a los archivos que Outlook usa para almacenar datos y configuraciones. La mayoría de estos son solo para referencia. Pero puedes abrir las carpetas directamente desde la pantalla «Rutas».

HowTo-Outlook, la compañía que fabrica OutlookTools. También hace una herramienta separada para administrar la carpeta de archivos adjuntos temporales.

La pantalla de los Conmutadores de inicio enumera todos los conmutadores de línea de comando disponibles que puedes usar para iniciar Microsoft Outlook de maneras específicas. Pasa el ratón sobre cada interruptor para saber qué hace. Por ejemplo, puedes eliminar todos los nombres y direcciones de correo electrónico de la lista Autocompletar al iniciar el correo.

Outlook mantiene varias listas de uso más reciente (MRU). En la pantalla Borrar MRU , seleccione su perfil de correo en la parte superior. Luego, haga clic en un botón para borrar esa lista de MRU en el perfil de correo seleccionado.

Funciones de seguridad

Outlook incluye una función de seguridad que bloquea los archivos adjuntos que podrían dañar tu ordenador con un virus u otras amenazas. Ciertos tipos de archivos, como EXE, enviados como programas adjuntos se bloquean automáticamente. Un archivo adjunto bloqueado permanece en el mensaje de correo electrónico, pero no puedes acceder a él.

La pantalla de Archivos adjuntos bloqueados enumera los tipos de archivos que están deshabilitados por Outlook. Puedes averiguar qué es cada extensión en el artículo de soporte de Microsoft sobre los archivos adjuntos bloqueados.

Para desbloquear un tipo de archivo, marca la casilla del tipo deseado en la lista.

Ten cuidado con lo que desbloqueas. El correo cancela estos tipos de archivos porque pueden representar un riesgo para tu ordenador. Al desbloquear tipos de archivos, asegúrate de confiar en el remitente cuando recibas correos adjuntos de este tipo.

La pantalla «Guías» proporciona enlaces a varios artículos de soporte de Microsoft Outlook en el sitio web de HowTo-Outlook. La pantalla «Más herramientas» contiene enlaces a complementos y herramientas gratuitas y pagas del sistema.

OutlookTempCleaner

Cuando envías un archivo adjunto o abres un archivo adjunto en un mensaje de correo electrónico, Windows almacena carpetas temporales. Todos estos archivos se quedan en la zona temporal, ocupando espacio. Tus archivos también son accesibles para cualquier persona que obtenga entrada a tu ordenador y a la carpeta temporal.

Windows almacena estos archivos temporales en un subdirectorio en el directorio temporal de archivos de Internet. Hay muchas maneras de eliminar archivos temporales de Internet, pero HowTo-Outlook crea una pequeña herramienta gratuita, llamada OutlookTempCleaner, solo para eliminar los archivos adjuntos temporales almacenados por el correo.

OutlookTempCleaner hace lo mismo que Microsoft Outlook, utiliza la siguiente carpeta temporal para abrir la característica de archivos adjuntos en las rutas de carpetas en OutlookTools. Excepto que también te permite ver el tamaño de la carpeta temporal de Outlook para los archivos adjuntos. Haz clic en el botón Tamaño de la carpeta .

Aparecerá un cuadro de diálogo de información que te indicará cuánto espacio se liberará al vaciar la carpeta temporal para archivos adjuntos.

2. Información por correo electrónico

Email Insights es un cliente de búsqueda ligero para Outlook y Gmail. Proporciona una función rápida de autocompletar y una búsqueda de nombres difusos, y corrige automáticamente la ortografía.

Email Insight te permite realizar búsquedas más rápido y presenta resultados de búsqueda basados ​​en relevancia y ordenados por tiempo, lo que facilita encontrar el correo electrónico que estás buscando.

Cuando ejecutas Email Insights, aparece la pantalla «Selección de cuenta». Haz clic en Outlook .

Luego, en el siguiente cuadro de diálogo, elige la cuenta que desea buscar.

Ingrese tu término en el cuadro de búsqueda. A medida que escribes, las sugerencias se enumeran debajo del cuadro. Si ves el término de búsqueda en la lista, selecciónalo con el mouse o use las teclas de flecha en tu teclado para escoger el término que desees.

Presione Entrar o haz clic en el icono «Buscar» para realizar la pesquiza.

También puede abrir pestañas adicionales para realizar búsquedas múltiples en la misma ventana. Cada pestaña está etiquetada con el término de búsqueda para esa pestaña.

3. Outlook-Google Calendar Sync

¿Usas los calendarios de Google y Outlook? Si es así, ¿estás buscando una forma de mantener sincronizados los dos calendarios? Puede agregar tu Calendario de Google a Outlook, pero tenemos una solución para ti que te permite sincronizar tu calendario de Google con tu calendario de Outlook, para que no tengas que mantener calendarios separados.

Outlook Google Calendar Sync es una herramienta gratuita que proporciona sincronización bidireccional entre los calendarios. Puedes sincronizar de Google a Outlook, Outlook a Google, o sincronizar ambas direcciones, fusionando los dos calendarios.

Los atributos del evento como el tema, la descripción, la ubicación, los asistentes, los eventos recordatorios, la disponibilidad y la privacidad se sincronizan.

Cuando abres Outlook Google Calendar Sync, debes elegir el buzón y el calendario de Google que deseas sincronizar. En la pestaña Microsoft Outlook, selecciona «Buzón predeterminado» o «Buzón alternativo» y luego elige el buzón que deseas usar.

Si tienes más de un calendario para el buzón de correo seleccionado, escoge el calendario que deseas sincronizar desde la lista desplegable «Seleccionar calendario».

A continuación, haz clic en la pestaña Google, oprime en «Recuperar calendarios» y seleccione la cuenta de correo electrónico que contiene el calendario que deseas sincronizar desde la lista desplegable «Seleccionar calendario».

Otros pasos a seguir

Se te pedirá que inicies sesión en tu cuenta de Gmail en tu navegador predeterminado. Haz clic en «Permitir» en tu navegador cuando solicite otorgar permisos a «Outlook Google Calendar Sync» para acceder a tu calendario.

Luego, se te presentará un código que le permitirá a Outlook Google Calendar Sync acceder a tu calendario de Google. Selecciona el código, cópialo, pégalo en el cuadro «Código de autorización» y haz clic en Aceptar.

Entra en la pestaña «Opciones de sincronización» y selecciona una «Dirección» en la sección «Cómo». Elige si deseas copiar las entradas de Google a las entradas de Outlook o de Outlook a Google. O bien, puedes sincronizar las entradas en ambas direcciones, si has ingresado elementos en ambos calendarios por separado.

Escoge el intervalo de fechas en «Cuándo» y los «Atributos» para incluir en «Qué». También puedes cambiar la forma en que funciona la aplicación en la pestaña Comportamiento de la aplicación.

Una vez que hayas elegido tu configuración, haz clic en Guardar.

Para sincronizar tus calendarios, oprime en la pestaña Sincronización y luego escoge «Iniciar sincronización». El progreso y el resultado se muestran en la pestaña Sincronización.

La próxima vez que desees sincronizar los mismos calendarios, abre Outlook Google Calendar Sync y haz clic en Iniciar sincronización.