Una vez que la cantidad de personas con las que trabaja alcanza cierto número, las reuniones se vuelven necesarias. Programar una reunión no es fácil. Debes verificar y asegurarte de que todos estén disponibles. Cerciorarte de que sepan cuándo es la reunión y enviar una agenda. Si trabajas con equipos remotos geográficamente dispersos, es aún más difícil administrarlos con diferentes zonas horarias. Outlook no es de mucha ayuda con los husos horarios. Pero Te permite enviar invitaciones a reuniones y ver quién ha aceptado o rechazado una reunión. Los usuarios de Outlook tienen la opción de aceptar o rechazar automáticamente invitaciones a reuniones en función de su disponibilidad.
Outlook puede avisarte cuando tienes una reunión. Por lo que es lógico que sepas cuáles de tus espacios de tiempo son gratuitos. Si desea que Outlook acepte y rechace automáticamente invitaciones a reuniones, tendrás que habilitar la opción.
Aceptar y rechazar invitaciones a reuniones en Outlook
Abre Outlook y ve a Archivo> Opciones. En la ventana Opciones, selecciona la pestaña Calendario en la columna de la derecha. Desplázate hacia abajo hasta la sección «Aceptar o rechazar automáticamente» y haz clic en Aceptar / Declinar automáticamente.
Limitaciones
Tú habilitas todas estas opciones, pero asegúrate de mantener tu agenda religiosamente en el Calendario. Si tienes tiempo no planificado reservado para trabajar en algo, Calendario lo considerará como tiempo «disponible» y aceptará solicitudes de reunión para ello.
Si no deseas llenar todos los aspectos de tu día de trabajo en el calendario. Solo debes habilitar la opción para rechazar las solicitudes de reunión que entran en conflicto con otros compromisos y evitar las convocatorias de reunión recurrentes. Querrás tener más control sobre lo que te invita a aceptar.
Outlook no te permite establecer tiempos aceptables u horas disponibles que otras personas en su organización puedan ver cuando te inviten a una reunión. Si lo hiciste, podrías usarlos para automatizar la aceptación de invitaciones. Si aún deseas automatizar la aceptación de invitaciones a reuniones, pero no puedes molestarse en completar tu agenda, agrega eventos sin nombre en el Calendario para las horas que planeas gastar en el trabajo. Outlook no verificará si estás agregando un evento o tarea real, así que simplemente agrega cualquier cosa y hazlo durante el tiempo suficiente para cubrir el lapso en el que no puedes asistir a una reunión. Esto es un poco complicado, pero es la solución más simple que existe.
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