¿Cómo proteger con contraseña sus notas en OneNote 2016?

Microsoft OneNote es ideal para tomar, almacenar y sincronizar notas entre tus dispositivos. Si eres consciente de la seguridad, echa un vistazo a cómo proteger con contraseña tus notas también. Después de todo, Microsoft OneNote está destinado a ser el silo de toda tu información.

Actualmente, Microsoft ofrece dos versiones de OneNote en Windows. Microsoft OneNote para Windows 10 (la aplicación Microsoft Store) y Microsoft OneNote 2016 (la aplicación de escritorio Microsoft Office).

Microsoft está eliminando gradualmente OneNote 2016 y portando funciones desde la aplicación de escritorio a la aplicación Microsoft Store. Pero todavía es un trabajo en progreso y la aplicación de escritorio aún no se va.

Deberías considerar cambiar a OneNote para Windows 10. Pero la aplicación de escritorio todavía tiene características que aún no están incluidas en la aplicación Microsoft Store. Una de esas funciones útiles es la protección de contraseñas de las secciones de los portátiles y hoy explicaremos cómo hacerlo.

Algunas notas sobre las contraseñas de la sección OneNote

Solo puedes aplicar contraseñas a secciones en cuadernos. No a cuadernos enteros. Y las secciones protegidas se pueden desbloquear en OneNote para Windows 10. Pero debes usar OneNote 2016 para aplicar una contraseña a una sección desprotegida.

Microsoft OneNote utiliza el cifrado para proteger las secciones protegidas por contraseña. Si olvidas tu contraseña para una sección, perderás acceso a las notas en esa sección. Asegúrate de elegir una contraseña segura que no olvidarás. Recuerda que las contraseñas en OneNote distinguen entre mayúsculas y minúsculas.

Las secciones protegidas con contraseña no están incluidas en las búsquedas de portátiles. Y las etiquetas en notas de OneNote en una sección protegida no se incluyen en los resúmenes de etiquetas de notas. Por lo tanto, antes de realizar búsquedas de texto o etiquetas, desbloquea las secciones que deseas incluir en tu búsqueda.

Contraseña para proteger una sección en un ordenador portátil OneNote

Para proteger con contraseña una sección, abre la carpeta que contiene la sección que deseas resguardar.

A continuación, haz clic con el botón derecho en la pestaña de sección y escoge Proteger con contraseña esta sección. Cuando haces clic derecho en una pestaña de sección, esa sección se convierte automáticamente en la casilla activa.

En el panel de Protección de contraseña a la derecha, haz clic en Establecer contraseña.

En el cuadro de diálogo Protección de contraseña, ingresa la clave que deseas en el cuadro Ingresar contraseña y nuevamente en el cuadro Confirmar contraseña. Luego, haz clic en OK.

Nuevamente, no hay forma de recuperar una contraseña para una sección protegida. Lo que significa que perderás acceso a todas las notas en esa sección. Asegúrate de crear una contraseña segura que puedas recordar.

Bloquear secciones protegidas por contraseña en OneNote

Aplicar una contraseña a una sección no bloquea inmediatamente la sección. Por defecto, las secciones protegidas con contraseña se bloquean después de cinco minutos. Puedes cambiar esta cantidad de tiempo y te mostraremos cómo hacerlo más tarde.

Para bloquear una sección que protegiste con una contraseña, abre el panel Protección de contraseña para esa sección y haz clic en Bloquear todo. Esto bloquea todas las secciones protegidas por contraseña, actualmente desbloqueadas. No puedes bloquear solo una sección a la vez.

Desbloquea una sección protegida en un ordenador portátil OneNote

Las secciones bloqueadas muestran un mensaje que dice que la sección está protegida por contraseña. Para desbloquear la sección, haz clic en la página de la sección o presiona «Enter».

En el cuadro de diálogo Sección protegida, ingresa tu contraseña y haz clic en Aceptar.

Todas las notas en la sección protegida se vuelven accesibles.

Cambiar la contraseña de una sección protegida en OneNote

Para continuar manteniendo tus notas seguras, debes cambiar tu contraseña periódicamente.

Para cambiar la contraseña en una sección, la casilla debe desbloquearse primero como mencionamos en la sección anterior «Desbloquear una sección protegida en un cuaderno».

A continuación, abre el panel Protección de contraseña para esa sección. Haz clic en Cambiar contraseña.

En el cuadro de diálogo Cambiar contraseña, escribe la contraseña actual en el cuadro Contraseña anterior.

A continuación, escribe la nueva contraseña en el cuadro Ingresar nueva contraseña y nuevamente en el cuadro Confirmar contraseña. Haz clic en Aceptar.

Opciones de cambio para contraseñas en las secciones de OneNote

Como mencionamos, las secciones desbloqueadas protegidas con contraseña se bloquearán automáticamente después de que no hayas trabajado en ellas durante cinco minutos. Puedes personalizar la cantidad de tiempo o desactivar el límite de tiempo.

Abre el panel de Protección de contraseña desde cualquier pestaña de sección. Luego, haz clic en el enlace Opciones de contraseña en la parte inferior del panel.

También puedes ir a Archivo> Opciones> Avanzado para acceder a las opciones de Contraseñas.

Para cambiar la cantidad de tiempo en que las secciones protegidas se bloquean automáticamente después de la inactividad, selecciona un intervalo de tiempo de las secciones Bloquear contraseña protegida después de que no hayas trabajado en ellas para la siguiente lista desplegable de cantidad de tiempo en la sección Contraseñas a la derecha. Así pues, para evitar que las secciones protegidas se bloqueen automáticamente después de un período de tiempo específico, desmarca la casilla.

Para bloquear automáticamente las secciones protegidas cuando vas a otra página, sección o cuaderno. Verifica las secciones de bloqueo de contraseña protegida tan pronto como me alejo de ellas.

Para hacer que las notas en las secciones protegidas con contraseña estén temporalmente disponibles para otros programas. Marca la casilla Habilitar programas complementarios para acceder a las secciones protegidas con contraseña cuando están desbloqueadas.

Luego, haz clic en OK. Verás el siguiente mensaje después de hacer cualquiera de estos cambios. Cierra OneNote y reinícialo para aplicar tus cambios.

Eliminar la contraseña de una sección protegida en OneNote

Si ya no necesitas proteger una sección, puedes eliminar la contraseña.

Abre la sección que desea desproteger y luego abre el panel Protección de contraseña para esa sección.

Desbloquea la sección, si es necesario. Luego, haz clic en Eliminar contraseña.

En el cuadro de diálogo Eliminar contraseña, escribe la contraseña actual y luego haz clic en Aceptar.

Accede a notas protegidas en OneNote en dispositivos móviles

OneNote sincroniza todos tus cuadernos, secciones y páginas con todos tus dispositivos. Y puedes desbloquear y bloquear secciones protegidas y acceder a tus datos privados en cualquier dispositivo.

Solución de problemas: OneNote necesita una contraseña para sincronizar

Si recibes un mensaje de error diciendo que OneNote necesita una contraseña para sincronizar. Las credenciales de Microsoft Office en caché que almacenan la contraseña pueden ser la causa. La eliminación de las credenciales almacenadas en caché probablemente solucionará este error.

Cierra todos los programas de Microsoft Office y sigue estos pasos:

Comienza a escribir «Administrador de credenciales» en el cuadro Buscar / Cortana en la barra de tareas.

Haz clic en Administrador de credenciales cuando lo veas en los resultados de búsqueda.

Oprime en Credenciales de Windows en la pantalla «Administra tus credenciales».

En Credenciales genéricas, busca MicrosoftOffice16_Data: SSPI items. Verás uno para cada cuenta de Microsoft que hayas iniciado sesión en tu computadora. Expande la sección haciendo clic en la flecha hacia abajo a la derecha de la cuenta que desea borrar.

Aprieta en Eliminar.

Haz clic en Sí en el cuadro de diálogo de confirmación que se muestra.

Elimina los otros elementos MicrosoftOffice16_Data: SSPI para tener un nuevo comienzo y asegúrate de poder sincronizar tus notebooks.

Cierra el Administrador de credenciales y reinicia tu computadora.

Inicia OneNote e ingresa tus credenciales.

¡Protege tus datos de OneNote con contraseñas!

Parte de proteger tus datos es respaldarlo. De forma predeterminada, OneNote almacena tus computadoras portátiles en tu cuenta de OneDrive, por lo que se sincronizan con tus otros dispositivos.

En OneNote 2016, puedes elegir almacenar cuadernos en tu disco local. Esta es una forma de facilitar la copia de seguridad de tus datos de OneNote. Hemos cubierto métodos para sincronizar, realizar copias de seguridad y restaurar blocs de notas OneNote, así que asegúrate de incorporarlos a tu flujo de trabajo también.