➥ Ir al inicio del Curso de Excel online gratis
A veces, desea incluir los datos en una hoja de cálculo de Excel en una presentación de Microsoft PowerPoint. Hay varias maneras de hacerlo. Dependiendo de si deseas o no mantener una conexión con la hoja de Excel de origen. Vamos a ver.
¿Cuál es la diferencia entre vincular e incrustar?
En realidad, tiene tres opciones para incluir una hoja de cálculo en una presentación de PowerPoint. El primero es simplemente copiando esos datos de la hoja de cálculo. Luego pegándolos en el documento de destino. Esto funciona bien, pero lo único que hace es convertir los datos a una tabla simple en PowerPoint. Puedes usar las herramientas de formateo de tablas básicas de PowerPoint. Pero no puedes usar ninguna de las características de Excel después de la conversión.
Si bien eso puede ser útil algunas veces, las otras dos opciones (vincular e incrustar) son mucho más poderosas y son lo que te mostraremos cómo hacer en este artículo. Ambos son bastante similares. Ya que terminas insertando una hoja de cálculo de Excel real en tu presentación objetivo. Se verá como una hoja de Excel. Puedes usar las herramientas de Excel para manipularlo. La diferencia radica en cómo estas dos opciones tratan su conexión con esa hoja de cálculo original de Excel:
Si vinculas una hoja de cálculo de Excel en una presentación, la presentación de destino y la hoja de Excel original mantienen una conexión. Si actualizas el archivo de Excel, esas actualizaciones se reflejan automáticamente en la presentación de destino.
Si incrustas una hoja de cálculo de Excel en una presentación, esa conexión se rompe. La actualización de la hoja de Excel original no actualiza automáticamente los datos en la presentación de destino.
Ventajas y desventajas
Hay ventajas para ambos métodos, por supuesto. Una ventaja de vincular un documento (aparte de mantener la conexión) es que mantiene reducido el tamaño de archivo de la presentación de PowerPoint. Ya que la mayoría de los datos se almacenan en la hoja de Excel y solo se muestran en PowerPoint. Una desventaja es que el archivo original de la hoja de cálculo debe permanecer en la misma ubicación. Si no es así, tendrás que volver a vincularlo. Y como depende del enlace a la hoja de cálculo original. No es tan útil si necesitas distribuir la presentación a personas que no tienen acceso a esa ubicación.
Incrustar esos datos, por otro lado, aumenta el tamaño de la presentación. Porque todos los datos de Excel están realmente integrados en el archivo de PowerPoint. Sin embargo, hay algunas ventajas claras para la incrustación. Por ejemplo, si estás distribuyendo esa presentación a personas que podrían no tener acceso a la hoja de Excel original. O si la presentación necesita mostrar esa hoja de Excel en un momento específico.
Entonces, con todo eso en mente, echemos un vistazo a cómo vincular e incrustar una Hoja de Excel en Microsoft PowerPoint.
Cómo vincular o incrustar una hoja de cálculo de Excel en Microsoft PowerPoint
En realidad, vincular o incrustar una hoja de cálculo de Excel en una presentación de PowerPoint es bastante sencillo. El proceso para hacerlo es casi idéntico. Comienza por abrir la hoja de cálculo de Excel y la presentación de PowerPoint que deseas editar al mismo tiempo.
En Excel, selecciona las celdas que deseas vincular o insertar. Si deseas vincular o insertar la hoja de trabajo completa, haz clic en la casilla en la unión de las filas y columnas en la esquina superior izquierda para seleccionar toda la hoja.
Copia esas celdas presionando CTRL + C en Windows o Comando + C en macOS. También puedes hacer clic con el botón derecho en cualquier celda seleccionada. Luego elige la opción «Copiar» en el menú contextual.
Ahora, cambia a tu presentación de PowerPoint y haz clic para colocar el punto de inserción donde deseas que vaya el material vinculado o incrustado. En la pestaña Inicio de la cinta, haz clic en la flecha hacia abajo debajo del botón «Pegar». Luego elige el comando «Pegado especial» en el menú desplegable.
Esto abre la ventana Pegado especial. Y es aquí donde encontrarás los únicos funcionales diferentes en los procesos de vinculación o incrustación de un archivo.
Si deseas insertar tu hoja de cálculo. Escoge la opción «Pegar» sobre la izquierda. Si quieres vincular tu hoja de cálculo, elige la opción «Pegar enlace» en su lugar. En serio, eso es todo. Este proceso es por lo demás idéntico.
Sin complicaciones
Cualquiera que sea la opción que elijas, luego seleccionarás el «Objeto de hoja de cálculo de Microsoft Excel» en el cuadro a la derecha, y después harás clic en el botón «Aceptar».
Verás tu hoja de Excel (o las celdas que seleccionaste) en tu presentación de PowerPoint.
Si vinculaste los datos de Excel, no puedes editarlos directamente en PowerPoint, pero puedes hacer doble clic en cualquier lugar para abrir el archivo original de la hoja de cálculo. Y cualquier actualización que haga a esa hoja de cálculo original se reflejará en tu presentación de PowerPoint.
Si incrustaste los datos de Excel, puedes editarlos directamente en PowerPoint. Haz doble clic en cualquier lugar de la hoja de cálculo y permanecerá en la misma ventana de PowerPoint, pero la cinta de opciones de PowerPoint se reemplaza por la cinta de Excel y puedes acceder a todas las funciones de Excel. Es genial.
Cuando desees dejar de editar la hoja de cálculo y volver a tus controles de PowerPoint, simplemente haz clic en cualquier lugar fuera de la hoja de cálculo.
He vinculado partes de mi hoja de Excel en Power Point en otras tantas presentaciones.
Hasta aquí todo bien, pero cuando vuelvo a abrir los 2 archivos de Excel y Power Point para actualizar los datos, me aparece un mensaje de que no se han podido actualizar o no ha encontrado el vinculo a pesar de no haber realizado cambio alguno.
Puede ser debido a que guardo los archivos en mi sitio Onedrive de mi PC?
El enlace funciona si modifico datos y los actualizo mientras no cierro y guardo los 2 archivos por primera vez. Pero al abrirlos al día siguiente ya me da este mensaje de error al abrir la presentación de Power Point.
Hola Albert,
Es posible que sea por la razón que dices. Piensa que la vinculación funciona cuando el PowerPoint es capaz de acceder al archivo de Excel donde se encuentra la información original. Mientras el archivo Excel está abierto, aunque se encuentre en Onedrive, la presentación de PowerPoint tiene acceso a ella (caché, etc), pero cuando la cierras, al no encontrarse directamente en tu ordenador, sino en la nube, puede generarte ese error.
No obstante, esto es solo una reflexión que he hecho mientras leía tu comentario. Para asegurarte que esa es la razón, lo ideal sería que copiases a una carpeta de tu disco duro el archivo excel original que alberga los datos de la tabla. Y si después de eso no te aparece dicho mensaje de error, ya sabes que el motivo es el que comentabas.
Un saludo.