¿Qué se conoce como Microsoft Flow?

Como parte del impulso de Micrososft hacia la nube y las aplicaciones móviles, han invertido en varias adiciones. Pero estas adiciones son solo en la nube a las viejas aplicaciones familiares de Office. Uno de ellos es Flow, que es un sistema basado en activadores para crear flujos de trabajo automatizados.

¿Qué es lo que hace Flow?

Si eres un asiduo lector de revistas y blogs de tecnología, probablemente estés al tanto del impulso para la productividad personal que se ha estado librando durante casi todo lo que va de milenio. Así pues, Flow es el intento de Microsoft de proporcionarte el tipo de automatización para notificaciones, alertas, recopilación de datos y comunicación.

Esto te ayudará a pasar menos tiempo en tareas de administración aburridas, pero necesarias. A su vez, pasarás más tiempo en cosas más interesantes y productivas. Debes pensar en Flow como en IFTTT, pero con una inclinación hacia la oficina en lugar de IoT (Internet de las cosas), o hardware.

Flow te permite crear “flujos” (abreviado para “flujos de trabajo”), que se basan en eventos de activación. Por ejemplo, puedes crear un flujo que descargue las respuestas a un Microsoft Forms a Dropbox regularmente. O puedes publicar un mensaje en un canal de Slack si falla una compilación de Visual Studio.

¿Cualquiera puede usar Flow?

Cualquier persona puede usar Flow si se registra para obtener una cuenta gratuita de Microsoft. Las personas que tienen suscripción a Office 365, también pueden usar Flow, pero obtienen la misma funcionalidad que los usuarios con una cuenta gratuita de Microsoft.

Además, Flow también viene con versiones comerciales de Office 365 y Dynamics 365, pero con diferentes niveles de suscripción. A su vez, diferentes niveles de suscripción obtienen diferentes versiones de flujos, que coinciden con las cuentas pagas y gratuitas. Es un poco confuso, pero puedes consultar los detalles en la página de precios de Microsoft.

También, puedes pagar una cuenta de Flow si planeas utilizar más de lo que permite la cuenta gratuita. De igual forma, el plan gratuito te permite crear flujos ilimitados, pero solo obtienes 750 ejecuciones por mes y las comprobaciones se realizan cada 15 minutos.

Además, puedes suscribirte en pruebas gratuitas durante 90 días en uno de los planes pagos. Que debería ser un tiempo bastante prudencial para averiguar si vale la pena pagar por los planes.

¿Qué cosas se pueden hacer con Flow?

Esto se trata de eliminar la molestia de las tareas que una computadora podría estar haciendo por ti. Esto podría ser tan simple como recibir una alerta de email cuando alguien modifica un archivo en Dropbox. O tan complejo como un flujo de trabajo de varios pasos con aprobaciones, alertas y notificaciones basadas en un análisis de Power BI de datos en tiempo real.

Podrás crear tres tipos principales de flujo:

Automatizado; es un flujo desencadenado automáticamente por un evento, como la llegada de un correo electrónico, o el cambio de un archivo.

Botón; crea un flujo activado manualmente por un botón que presionas.

Programado; un flujo que se ejecuta a una hora determinada, ya sea una vez o como una acción recurrente.

Asimismo, los usuarios empresariales con un plan pagado, también tienen acceso a flujos de procesos de negocios. Estos guían al personal a través de los pasos para la entrada de datos, con la capacidad de desencadenar flujos adicionales basados en los datos.

Con frecuencia, es difícil pensar en maneras en que se usaría este tipo de herramienta. Por lo que Microsoft ha proporcionado una gran cantidad de plantillas que puedes elegir. Algunas de ellas diseñadas para situaciones específicas, tales como: productividad, ventas, desarrollo de software, entre otros. Y el resto de ellas, utilizando conectores específicos. Un conector es un enlace entre Flow y otras aplicaciones.

De esta manera, hay conectores para una gran cantidad de aplicaciones, incluidas todas las aplicaciones de Microsoft con una interfaz SAAS (incluida GitHub). Junto a conectores para Slack, Dropbox, Gmail, MailChimp, Jira, Twitter, BaseCamp y muchas más.

Algunas de ellas solo están disponibles para clientes premium, pero la mayoría de servicios empresariales como BitBucket y Salesforce que no necesitarías como usuario personal. También, hay conectores para protocolos FTP y RSS. En total, hay conectores para 323 aplicaciones y protocolos al momento de escribir, y puedes escribir el tuyo si necesitas uno diferente.

¿Flow es mejor que IFTTT?

La mejor respuesta a esto, es depende de lo que necesites de ellos. Flow está centrado en la empresa y el software; IFTTT está más centrado en usuarios e IoT. Si deseas que tus luces se enciendan en respuesta a un mensaje de Slack, IFTTT es tu mejor opción.

En cambio, si deseas que una lista de SharePoint se actualice cada vez que alguien responde a una encuesta que creaste, Flow es para ti. Ambos son buenos en lo que hacen, y para algunas tareas, puedes usarlos con todo el gusto.