Outlook: cómo personalizar el correo electrónico no deseado y los remitentes seguros

Correo no deseado es la carpeta a la que Outlook envía el correo que considera spam. Puede personalizar el filtro de spam de Outlook para bloquear o poner en lista blanca a los remitentes o dominios, o activar el filtrado automático y eliminar el spam automáticamente. Veamos cómo.

Acceso a las opciones de correo no deseado en Outlook

Puede acceder a las opciones de Correo no deseado haciendo clic en Inicio > Correo no deseado.

Las cuatro opciones principales sólo estarán disponibles si tiene un mensaje seleccionado en una carpeta, o si tiene un mensaje abierto y hace clic en Mensaje > Basura.

Todas estas opciones también están disponibles en el menú contextual al hacer clic con el botón derecho del ratón en un mensaje.

Cubriremos las cuatro opciones principales de este menú a medida que vayamos leyendo el artículo. Por ahora, estamos interesados en las «Opciones de correo no deseado» en la parte inferior del menú.

Haga clic en esta opción para abrir el panel de opciones de correo no deseado.

Parametrizaciones básicas en la ficha Opciones

La ficha Opciones de la ventana Correo no deseado permite configurar las opciones de correo no deseado de Outlook para cualquier mensaje que se reciba. El correo electrónico marcado como no deseado se envía directamente a la carpeta Correo no deseado, y puede elegir la agresividad con la que Outlook marca los correos electrónicos como no deseados.

De forma predeterminada, el filtro de correo no deseado está establecido en «Sin filtrado automático». De modo que sólo los correos electrónicos de remitentes que haya agregado deliberadamente a la lista de remitentes bloqueados terminarán en la carpeta Correo no deseado.

Puede cambiar a «Bajo» para captar el correo basura más obvio, y esta configuración debería ser suficiente para la mayoría de la gente. Si desea que Outlook sea más agresivo, puede optar por la configuración «Alto». Pero es muy probable que esto mueva algún correo electrónico legítimo a la carpeta Correo no deseado, por lo que tendrá que revisarlo regularmente.

Si se envía un correo electrónico legítimo a la carpeta Correo no deseado, puede entrenar al filtro para que no vea el correo electrónico de ese remitente como correo no deseado seleccionando el mensaje y haciendo clic en Inicio > Correo no deseado > No deseado.

Se abrirá un cuadro de confirmación que le indicará que el correo se moverá a la Bandeja de entrada y le dará la opción de agregar al remitente a las listas de remitentes seguros de Outlook.

Otras opciones en el correo basura de Outlook

Volviendo a las opciones de correo basura, el último nivel que puedes elegir es «Sólo listas seguras». Esto marcará como basura cualquier mensaje de un remitente o dominio que no esté en su lista de remitentes seguros. Esta es una configuración muy restrictiva, y tendrás que revisar tu carpeta de correo no deseado con mucha frecuencia.

Sin embargo, durante un período de tiempo adecuadamente largo, es posible entrenar el filtro de spam bastante bien. Especialmente si tiene una cantidad baja de correo electrónico de remitentes desconocidos.

Debajo de los niveles de filtro hay dos ajustes adicionales.

La primera de ellas, «Eliminar permanentemente el correo no deseado sospechoso en lugar de moverte a la carpeta Correo no deseado». Es una configuración que probablemente sea más útil si has establecido el filtro en «Sin filtrado automático».

Ese filtro sólo moverá el correo de los remitentes de la lista de remitentes bloqueados a correo no deseado y, dado que están bloqueados, es probable que esos correos electrónicos se puedan eliminar de forma permanente.

Pero en cualquier otro nivel de filtrado -especialmente «Alto» o «Sólo remitentes seguros». Es muy probable que Outlook detecte un «falso positivo» y marque un correo electrónico legítimo como basura.

Si tu correo electrónico no deseado está configurado para ser eliminado permanentemente en lugar de ser movido a la carpeta Correo no deseado. Perderás el correo electrónico legítimo y nunca sabrás que estaba ahí. Por lo tanto, no recomendamos activar esta configuración a menos que esté muy seguro de lo que está haciendo.

Una segunda opción para las parametrizaciones

La segunda opción, «Advertirme de nombres de dominio sospechosos en direcciones de correo electrónico (recomendado)». Es la herramienta antiphishing de Outlook, y sólo está disponible (y se activará de forma predeterminada) si activa el filtrado de correo no deseado.

Esto significa cambiar de «Sin filtrado automático» a «Bajo», «Alto» o «Sólo remitentes seguros». Una vez activada esta opción, Outlook comenzará a filtrar los posibles correos electrónicos de phishing. Como se trata de una herramienta muy importante, dejaremos que Microsoft nos explique lo que hará.

Hemos hablado de correos electrónicos de phishing durante años, le hemos enseñado cómo utilizar las funciones de software para ayudar a detener los intentos de phishing y le hemos informado sobre nuevas iniciativas para ayudar a separar el correo legítimo del correo de phishing. No estamos seguros de por qué una herramienta tan útil no está a) activada por defecto y b) más ampliamente publicada por Microsoft, pero no lo está.

Si utiliza Outlook en su oficina, es posible que sus administradores estén utilizando tecnología antiphishing de la que no tiene conocimiento. Pero si está utilizando Outlook para una cuenta personal.

Le recomendamos que active esta opción. Si ajusta el nivel de filtro de spam a «Bajo» y activa «Advertirme de nombres de dominio sospechosos en las direcciones de correo electrónico (recomendado)», estará más seguro.

Administración de remitentes seguros

La siguiente pestaña, Remitentes Seguros, contiene la lista de personas y dominios que Outlook nunca tratará como correo no deseado.

Si hizo clic en Inicio > Chatarra > No es chatarra para un mensaje que estaba en la carpeta Correo no deseado y aceptó la opción de agregar al remitente a la lista de remitentes seguros. Aquí es donde terminará su dirección.

También puede marcar a un remitente como «seguro» haciendo clic en Inicio > Chatarra > Nunca bloquear al remitente. O Nunca bloquear el dominio del remitente si desea que todos los correos electrónicos de ese dominio pasen por alto los filtros de chatarra.

Si desea asegurarse de que una dirección o dominio en particular se agregue a la lista de remitentes seguros. Haz clic en el botón Agregar.

Se abrirá una ventana en la que podrá escribir la dirección o el dominio que desea añadir.

Esto está bien para una o dos direcciones o dominios, pero consume bastante tiempo si tiene que añadir un gran número. Para hacer las cosas un poco más rápido, tienes la opción de importar una lista de remitentes y dominios, o exportar una lista de tus remitentes y dominios seguros existentes.

Importar una lista es genial, pero si no tiene una lista en el formato correcto, no es muy útil. Afortunadamente, Outlook sólo espera un archivo de texto con una lista de remitentes y dominios separados por un retorno, y eso es fácil de armar.

Puedes exportar esta información desde otro programa de correo o escribirla tú mismo. Lo que es mucho más rápido que hacer clic en «Añadir», introducir los detalles, hacer clic en «Aceptar» y repetir ese proceso para cada remitente.

Como una lista de remitentes segura puede tardar mucho tiempo en crearse, es posible que desee considerar la posibilidad de exportar su lista de vez en cuando en caso de que necesite reinstalar Outlook o instalarlo en otro equipo. Le ahorrará mucho tiempo y mantendrá su filtro de correo basura como usted desea si alguna vez se muda a una nueva versión de Outlook.

Importación y exportación en Outlook

También puede utilizar las opciones de importación/exportación para realizar modificaciones en masa o mudanzas. Exporte la lista, realice las modificaciones (o elimine las entradas) en el editor de texto de su elección e importe la nueva lista.

El proceso de importación no borra las entradas existentes antes de importar las nuevas, y trata los cambios como entradas nuevas (por ejemplo, si cambia una entrada de ebay.co.uk a ebay.com. Añadirá ebay.com, en lugar de reemplazar ebay.co.uk), por lo que tendrá que vaciar la lista antes de importar su lista modificada.

Para ello, seleccione la entrada superior, mantenga pulsada la tecla MAYÚS y seleccione la última entrada. Esto seleccionará todas las entradas de la lista. A continuación, haga clic en Eliminar para eliminar todos los remitentes seguros listos para su importación.

Las dos últimas opciones de la página le ayudan a añadir remitentes a la lista automáticamente al hacer algunas suposiciones sensatas.

Activando «También confío en el correo electrónico de mis contactos» significa que el correo de una dirección que está en sus contactos de Outlook se dejará pasar sin ser filtrado en el correo electrónico no deseado.

Efectivamente, esto convierte su lista de contactos en una segunda lista de remitentes seguros sin que usted tenga que agregar manualmente todas las direcciones a la lista de remitentes seguros.

Activar «Añadir automáticamente personas que envío a la lista de remitentes seguros» significa que cualquier persona a la que envíes será considerada un remitente segur. Ya que es normal recibir una respuesta a un mensaje que hayas enviado.

Sin embargo, este no siempre es el caso, ya que es posible que estés respondiendo a alguien para decirle que deje de enviarte (como un correo anulado). Por lo que esta opción debe usarse con precaución.

Gestión de destinatarios seguros

La siguiente pestaña, Receptores seguros, es un poco confusa. Usted no tiene control de cómo un destinatario tratará su correo, así que no puede ser por eso. No le impide enviar correo a ninguna dirección de la lista. Entonces, ¿para qué es? Los destinatarios seguros son en realidad las listas de correo a las que usted pertenece.

Normalmente, la dirección «Para» de una lista de correo es el nombre de la lista (por ejemplo, mygroup@mailinglist.com) y añadirla a la lista de destinatarios seguros garantiza que estos correos electrónicos no se traten como basura.

De lo contrario, las opciones son las mismas que para los remitentes seguros. Puede marcar una lista de correo como «segura» haciendo clic en Inicio > Basura > Nunca bloquear este grupo o lista de correo si desea que los correos electrónicos de esa lista o grupo pasen por alto los filtros de basura.

Bloqueo de emisores

La pestaña Remitentes bloqueados es donde se agregan direcciones individuales o dominios completos que se consideran correo no deseado. Cualquier cosa añadida aquí irá directamente a la carpeta de correo no deseado.

Las opciones son las mismas que para los remitentes seguros, con la posibilidad de añadir, editar y eliminar entradas, así como importar y exportar listas de direcciones y dominios. También puede agregar un remitente o su dominio a la lista de remitentes bloqueados si tiene un mensaje seleccionado en Inicio > Basura > Bloquear remitente.

Cualquier correo electrónico que acabe en la carpeta Correo no deseado, ya sea de remitentes bloqueados o porque Outlook ha determinado que el correo es probablemente no deseado. Tendrá desactivados todos los vínculos y el contenido del correo configurado en texto plano. Outlook muestra un mensaje que le indica esto en cualquier mensaje que abra desde la carpeta Correo no deseado.

Nota: Si agrega un remitente a la lista de remitentes seguros y de remitentes bloqueados. La lista de remitentes seguros tiene prioridad, y los correos electrónicos del remitente llegarán a su bandeja de entrada.

Bloqueo de dominios y codificaciones de nivel superior

La última pestaña, Internacional, le permite bloquear dominios y correos electrónicos a nivel de país en codificaciones específicas.

Haga clic en «Lista de dominios de nivel superior bloqueados» para abrir el panel del mismo nombre. Esto le permite seleccionar los dominios de país que desea bloquear.

Si desea bloquear correos electrónicos de Andorra, por ejemplo, marque la casilla «AD (Andorra)» y haga clic en «OK». Outlook trataría entonces el correo de un dominio que termina en «.ad» como basura.

Esto es útil si recibe mucho correo basura de un dominio de un país en particular, como.cc (Cocos Islands), que en el momento de escribir este artículo tiene el mayor número de ISPs que permiten el spamming. A menos que esperes recibir un correo electrónico legítimo del dominio de ese país, puedes seguir adelante y añadirlo a la lista de dominios no deseados.

Tenga en cuenta que esto no detendrá todo el correo electrónico que se origina en las Islas Cocos, sólo los correos de un dominio que termina en.cc. Así que si estás harto de recibir spam de los spammers rusos, el bloqueo de .ru sólo los bloqueará si su dominio termina en.ru. Un spammer ruso operando desde un dominio.com no se vería afectado por el bloqueo del dominio.ru.

Si desea bloquear una zona geográfica determinada, puede bloquear codificaciones completas haciendo clic en «Lista de codificaciones bloqueadas». Esto le permite seleccionar las codificaciones de correo electrónico que desea bloquear.

Codificaciones

Las codificaciones son un gran tema por sí solas, así que no las cubriremos aquí (Wikipedia tiene un buen artículo sobre ellas si quieres saber más). Excepto para decir que, en términos generales, las codificaciones determinan cómo se representa digitalmente un carácter.

Las distintas codificaciones representan caracteres de forma diferente en Outlook, y su cliente de correo electrónico (y su navegador) pueden traducirse entre (algunos) conjuntos de caracteres.

Un proceso conocido como transcodificación. Si recibes regularmente correo basura en una codificación en particular. Puedes bloquear esa codificación seleccionándola en la Lista de codificaciones bloqueadas y haciendo clic en «Aceptar».

Si no estás seguro de qué son las codificaciones o cómo averiguar en qué codificaciones se encuentran los mensajes de correo electrónico recibidos. Probablemente no deberías configurar nada aquí, ya que podrías evitar recibir mensajes legítimos.

Estos ajustes de correo no deseado son una forma útil de mantener su bandeja de entrada limpia y bajo control. Si te esfuerzas por bloquear a los remitentes a medida que recibes correos electrónicos que consideras basura, con el tiempo tendrás mucha menos basura en tu bandeja de entrada y un poco menos de estrés en tu vida con Outlook.