Cómo buscar y reemplazar caracteres especiales en Word

Además de buscar y reemplazar texto, Word te permite buscar caracteres especiales (pestañas, sangrías, marcas de párrafo, etc.) y luego reemplazarlos por otros caracteres especiales. Esto puede ser útil para realizar cambios rápidos y fáciles que normalmente te llevarían un poco más de tiempo hacer manualmente.

¿Cuándo es útil buscar y reemplazar caracteres especiales?

Para entender cuándo buscar y reemplazar caracteres especiales puede ser útil, veamos algunos ejemplos.

1.- Digamos que hay un largo documento legal que necesitas editar. Se te ha pedido que reemplaces la palabra «sección» con el símbolo de la sección. El símbolo de sección es un par de caracteres «S» superpuestos y a menudo se usa en documentos legales para hacer referencia a una sección numerada en un documento.

Tu documento tiene más de 50 páginas, y hay numerosas referencias a varias secciones en todas partes. Puedes reemplazar fácilmente la palabra «sección» con el símbolo de sección mediante la búsqueda y reemplazo.

2.- Acabas de terminar de escribir un borrador de tu primera novela, e incluye una variedad de palabras con guiones. Debes mantener unidas las palabras con guiones reemplazando el guión normal por un guión sin interrupción.

Comienzas a reemplazar el símbolo manualmente pero te detienes después de algunos intentos. Sabes que tiene que haber una manera más fácil. ¡Ahi está! Simplemente usa «Buscar y reemplazar» para hacer el trabajo por ti.

3.- Un colega renunció y se te asignó la tarea de editar un informe en el que el colega trabajó antes de irse. El informe está bien escrito, pero el espacio entre párrafos es inconsistente. Después de hacer clic en Mostrar/Ocultar, descubres que en algunos casos, hay dos marcas de párrafo en lugar de una.

Una forma de corregir el espacio entre párrafos sería presionar la tecla Eliminar cada vez que vea una marca de párrafo adicional. Pero hay una manera más rápida: simplemente busca cada aparición de dos marcas de párrafo y reemplázala con una marca de párrafo.

Hay demasiados caracteres especiales para detallarlos todos, pero echemos un vistazo a algunos ejemplos generales de cómo funciona la búsqueda y el reemplazo de esos caracteres.

Primer ejemplo: reemplazar texto con caracteres especiales

Digamos que tu documento se ve así:

Si no ve los caracteres especiales en tu documento, puedes activarlos haciendo clic en el botón Mostrar/Ocultar en la cinta de opciones. Tu icono se parece al símbolo de párrafo.

Debes reemplazar cada aparición de la palabra «Sección» con un símbolo de sección. Cambia a la pestaña «Inicio» en la cinta de Word y luego haz clic en «Reemplazar». Alternativamente, puedes presionar Ctrl + H.

Escribe la palabra «Sección» en el cuadro «Buscar» y luego haz clic en el botón «Más >>» para expandir las opciones Buscar y reemplazar.

Haz clic en el cuadro «Reemplazar con» para colocar tu punto de inserción allí y luego haz clic en el botón «Especial».

Haz clic en «Carácter de sección» en la lista desplegable.

Observa que el cuadro «Reemplazar por» ahora contiene el texto «^%»: este es el código de Word para ese símbolo de sección. Haz clic en el botón «Reemplazar todo». Ahora, haz clic en el botón «Aceptar» y luego cierra la ventana Buscar y reemplazar.

Todas las apariciones de la palabra «Sección» ahora se han reemplazado con el carácter de sección.

Segundo ejemplo: Reemplaza un guión regular con un guión sin interrupción

Para el siguiente ejemplo, observa que hay bastantes palabras con guiones en nuestro párrafo de muestra, incluidas tres ocurrencias donde las palabras con guiones se separan en diferentes líneas. Reemplacemos todos los guiones regulares con guiones sin interrupción para que eso no suceda.

En la pestaña «Inicio», haz clic en «Reemplazar» o simplemente presiona las teclas CTRL + H.

En el cuadro «Buscar», elimina cualquier texto o caracteres existentes y luego escribe un solo guión. Haz clic en el botón «Más >>» si es necesario para expandir las opciones Buscar y reemplazar.

Haga clic en el cuadro «Reemplazar con» para colocar tu punto de inserción allí. Elimina cualquier texto o caracteres existentes y luego haz clic en el botón «Especial».

Haz clic en «Guión sin interrupción» de la lista desplegable.

Observa que el código de Word para el guión sin interrupción – «^ ~» – ahora se ha agregado al cuadro «Reemplazar por». Haz clic en el botón «Reemplazar todo». Ahora, haz clic en el botón «Aceptar» y luego cierra la ventana Buscar y reemplazar.

Word ha reemplazado todos los guiones por guiones sin interrupción. Observa que las palabras con guiones en el margen derecho ya no están separadas.

Tercer ejemplo: Reemplazar dos marcas de párrafo con una sola

En este ejemplo, queremos reemplazar cualquier marca de párrafo doble con una sola marca, eliminando el espacio adicional entre párrafos.

En la pestaña «Inicio», haz clic en el botón «Reemplazar». Alternativamente, puedes presionar las teclas CTRL + H.

Haz clic en el cuadro «Buscar» y luego elimina cualquier texto o caracteres existentes. Haz clic en el botón «Más >>» para abrir las opciones adicionales. Ahora, debes hacer clic en el botón «Especial» y luego en la opción «Marca de párrafo» de la lista desplegable.

Observa que el código de Word para una marca de párrafo («^ v») se ha insertado en el cuadro «Buscar». Así que haz clic en el botón «Especial» nuevamente y luego en «Marca de párrafo» en la lista desplegable para colocar una segunda marca de párrafo allí.

Ten en cuenta que también puedes escribir «^ v ^ v» en el cuadro tú mismo si ya estás familiarizado con los códigos.

Ahora hay dos marcas de párrafo en el cuadro Buscar. Haz clic en el cuadro «Reemplazar con», elimina cualquier texto o caracteres existentes y luego haz clic en el botón «Especial». En el menú desplegable, elige «Marca de párrafo».

Luego. haz clic en el cuadro «Reemplazar con» y luego usa el menú especial para insertar una sola marca de párrafo allí

Para el paso final, haz clic en el botón «Reemplazar todo». Haz clic en el botón «Aceptar» y luego cierra la ventana «Buscar y reemplazar».

Todas las apariciones de dos marcas de párrafo han sido reemplazadas por una sola marca.

Como puedes ver, usar la sección «Buscar y reemplazar» puede ahorrarte mucho tiempo al reemplazar caracteres especiales en tus documentos. Y acabamos de arañar la superficie aquí. Hay más caracteres especiales esperando en ese menú para que los explores.