Cómo comprobar los documentos impresos en el historial de Windows 10

La comprobación de documentos impresos no es una tarea sencilla de revisar ya que el monitoreo de los archivos no se ve reflejado en el nivel del tóner. Este no posee una marca distintiva que indique cuánto se ha utilizado el accesorio, es necesario habilitar el registro dentro del programa de Windows 10.

Al momento de imprimir cada uno de los documentos que hayan sido necesarios, de forma automática estos se borrarán del historial, justo al momento de terminar de imprimirlos. Es por ello que resulta necesario habilitar la configuración para poder ver una lista de todos los documentos que se han impreso recientemente desde la cola de impresión.

Cada vez que se haga una instalación es necesario que realices la configuración de la impresora que hayas colocado.

Pasos a seguir para que logres comprobar tus documentos impresos de tu máquina

Es necesario que accedas a tu cola de impresión. Para ello, haz clic con el botón derecho en la sección del menú Inicio de Windows y selecciona la opción «Configuración». Allí mismo, haz clic en Dispositivos y después en Impresoras y escáneres.

Entra en la configuración de la impresora de Windows haciendo clic con el botón derecho en el apartado del menú Inicio. Ahora, haz clic en Configuración, luego en Dispositivos para entrar en Impresoras y escáneres.

Busca en tu impresora la lista «Impresoras y escáneres», haz clic en ella y luego haz clic en «Abrir cola» para ingresar en los documentos que se encuentren en la cola de impresión.

En tu lista de impresiones deberán aparecer los documentos actuales y los que se encuentren en cola para impresión. No mostrará los documentos que se imprimieron anteriormente para lo que debes habilitar este registro.  

En la ventana que muestra la cola de impresión que registre tu impresora, haz clic en Impresora y luego en  Propiedades. Sucesivamente, selecciona tu impresora y aprieta en «Administrar» en el menú de configuración «Impresoras y escáneres».

Dentro de las propiedades de tu impresora, haz clic en la pestaña «Avanzado» y luego oprime en seleccionar la casilla de verificación «Conservar documentos impresos». Haz clic en «Aceptar» para guardar tu configuración personalizada.

Al momento que hayas habilitado esta configuración tus documentos aparecerán en la cola de impresión y se ha completado el proceso para lograr comprobar los documentos impresos de tu dispositivo.

Habilita el historial para documentos impresos a largo plazo

Es común que la cola de impresión proporcione una visión general de los documentos con los que has trabajado recientemente. Si deseas ver en tu ventana una lista a largo plazo, debes usar el Visor de eventos de Windows.

Inicialmente, haz clic con el botón derecho en el botón de menú Inicio de Windows y aprieta en la opción «Visor de eventos». Este Visor de eventos te permitirá acceder a una lista de archivos impresos recientemente pero primero debes configurar Windows para que comiences a registrar tu historial de impresiones a largo plazo.

Para habilitar esta opción, debes en el Visor de eventos de Windows hacer clic en Registros de aplicaciones y servicios, luego en Microsoft y abrir Windows en el menú «Visor de eventos» a la izquierda.

Lo que permitirá revelar una cantidad significativa de servicios de Windows. Desplázate hacia abajo para encontrar la categoría «PrintService». Allí deberás hacer clic en el botón derecho en el registro «Operativo» y luego hacer clic en el botón «Propiedades».

Debes habilitar la casilla de verificación «Habilitar registro» y luego configurar un tamaño máximo de tiempo para dicho registro. Cuanto mayor sea el tamaño, mayor será el tiempo en el cual Windows registrará el historial de tu documento de impresiones. Finalmente, haz clic al botón «Aceptar» para guardar la configuración.

Lograr habilitar el registro del historial de impresión de todo el sistema

Ahora Windows podrá guardar automáticamente el historial de impresoras de todas tus máquinas instaladas en un solo archivo de registro al que puedes acceder dentro del Visor de eventos. Para ver el historial de impresiones, puedes entrar a él en cualquier momento desde esta ventana. Solo basta con buscar y abrir la categoría «PrintService» y luego hacer clic en el registro «Operational».

Aparecerá un historial de todos los eventos en la  impresora de Windows, desde la cola inicial de impresiones hasta las que hayan sido completadas o fallidas. Visualizarás la sección «Categoría de tarea». Los elementos que aparezcan enumerados como «Impresión de un documento», son documentos que se han impreso correctamente. Las impresiones fallidas también saldrán en esta sección.

Para que sea mucho más fácil clasificarlas, puedes agrupar tu registro de impresión por categorías, lo que hará que sea más sencillo separar los eventos de «Impresión de un documento» en tu propia sección. Para lograr realizar esto, haz clic con el botón derecho en el encabezado «Categoría de tarea» y luego oprime en el botón «Agrupar eventos por esta columna». Ahora los artículos estarán clasificados por categorías.

De igual manera, puedes minimizar las otras clasificaciones y solo dejar a la vista la categoría «Imprimir un documento» en donde verás solo una lista de tus documentos recientes.

Usa el software de registro de impresión de terceros

Ahora bien, la ventana del Visor de eventos es práctica, sin embargo, no brinda una visión clara de los documentos impresos. Para ello, puedes usar un software de registro de impresión de terceros como PaperCut Print Logger. Esto hará posible que logres ver el historial de tu impresora a largo plazo.

PaperCut Print Logger te podrá proporcionar una lista con hora y fecha de tus documentos impresos. Lo cual incluirá información sobre el usuario de Windows que imprimió el documento, el nombre del mismo, la cantidad de páginas y copias impresas.

Solo basta con ingresar a la página de administración desde el directorio predeterminado que trae consigo el  PaperCut Print Logger. En Windows 10, suele ser C:\Program Files (x86)\PaperCut Print Logger. Haz doble clic en el acceso directo «ViewLogs» y podrás abrir el panel de administración donde encontrarás disponible una lista de tus documentos impresos separados por fecha.

Una vez que hayas encontrado la página de administración de PaperCut Print Logger, harás clic en la categoría «Ver». Ahora, haz clic en el botón «HTML» y accede a tu historial de impresión para la fecha en la página del panel. También podrás hacer clic en el botón «CSV/Excel» en las categorías «Día» o «Mes». Esto para exportar tu historial de impresión diario o mensual como un archivo XLS de Microsoft Excel.